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Si après avoir discuté avec votre équipe, vous avez défini un plan d'actions, partagez-le. Si les bases de rémunération peuvent souvent sembler complexes, le processus de paie, quant à lui, est parfois vu comme un simple exercice consistant à s'assurer que les salariés reçoivent bien la rémunération convenue. La paie en fait indéniablement partie. Mais au sein de votre département, c'est le bouleversement total. En tant que professionnels, nous pouvons être certains que des changements surviendront à un moment ou un autre.

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Les collaborateurs modifient leurs méthodes de travail horaires, lieu, passage au numérique , changent de poste fonction, niveau , et évoluent promotions, mutations, départs.

La fonction Paie et RH accompagne toutes les étapes de leur carrière, de leur arrivée jusqu'à leur départ. Chaque changement, du paiement à la promotion, des plans retraites au congé parental, doit être traité avec précision et efficacité.

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Sans compter les facteurs externes : les changements fiscaux, l'acquisition d'une entreprise, la restructuration ou la délocalisation, avec tout ce que cela implique pour les salariés, quelle que soit leur ancienneté. Quels moyens sont à votre disposition pour vous aider à prévoir ces changements, ou du moins à y faire face lorsqu'ils surviennent?

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Les personnes dans les autres services ne sont pas toujours conscientes qu'un changement s'effectue. Mais au sein de votre département, c'est le bouleversement total.

Rester en conformité avec la loi Les évolutions légales relatives à l'emploi et aux impôts sont nombreuses et récurrentes. Le contexte actuel en France en est une preuve flagrante, notamment avec l'entrée en vigueur de la DSN Déclaration Sociale Nominative et de ses impacts. À tout moment, des changements de législation importants surviennent à différents endroits du monde.

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Prenons comme exemple la loi Affordable Care Act aux États-Unis, le salaire minimum en Allemagne ou l'inscription automatique à un régime de retraite d'entreprise au Royaume-Uni. Où que vous vous trouviez dans le monde, la législation en vigueur a un impact considérable sur la fonction des RH et de la paie.

Compte tenu des risques juridiques et financiers de ces changements, vous devez non seulement les prendre en compte à date d'effet dans votre cycle de paie mais aussi informer les salariés de manière claire. Cela requiert un système de paie suffisamment souple, capable de faire face à ces changements lorsqu'ils surviennent, sans avoir à faire des efforts considérables. Il est donc important de vérifier régulièrement la flexibilité de vos processus et système de paie, et ce avant la prochaine échéance légale majeure.

Discutez avec vos équipes et déterminez les domaines qui nécessitent une attention particulière pour leur fournir tout le soutien nécessaire. Fournir tout le soutien possible — même si les outils à votre disposition ne sont pas aussi efficaces que vous le souhaiteriez Vos équipes veulent réaliser un bon travail, mais elles sont peut-être confrontées à des imperfections ou des limites inhérentes aux processus et systèmes d'informations.

Comme il est difficile d'améliorer tous les processus à la fois, il peut vous être utile de retenir la règle des trois T : Technology, Training, Trust [Technologie, Formation, Confiance].

Les bons outils technologiques peuvent permettre d'éliminer en partie les processus manuels, qui sont source d'erreurs. Une formation adaptée peut fournir aux salariés les compétences et la confiance nécessaires pour relever leurs challenges quotidiens, et cette confiance est inestimable.

Adoptez une attitude critique vis-à-vis de ces 3 T : demandez-vous si les mesures en place sont assez efficaces et dans le cas contraire, améliorez-les.

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Même si votre objectif est d'améliorer les processus et les systèmes sur le long terme et que vous n'y êtes pas arrivé pour le moment, vous pouvez améliorer immédiatement les trois T avec les outils à votre disposition. La paie en fait indéniablement partie.

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Dans cet objectif, d'importants efforts sont nécessaires. Si vous pouvez renforcer le potentiel de votre équipe paie, grâce à une technologie qui l'aide à effectuer les tâches fondamentales en toute confiance données exactes, processus rapides et automatisés, mises à jour adéquates et nécessaires sur les nouvelles réglementations, outils d'analyse et de reporting simples à utiliser , vous contribuerez à la satisfaction de votre équipe de paie et à la conformité de votre entreprise au regard des lois en vigueur.

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Gérez les changements en communiquant Ne sous-estimez jamais l'importance de tenir vos collaborateurs informés, tout particulièrement lorsqu'un changement survient. Si après avoir discuté avec votre équipe, vous avez défini un plan d'actions, partagez-le.

Informez-les de l'avancement et des projets à venir, expliquez-leur en quoi ils seront concernés, en quoi cela peut les aider, quel est le lien avec la stratégie d'entreprise, quelle peut être leur contribution et de quels appuis ils pourront bénéficier. Il est bien plus facile de s'aventurer en terrain inconnu avec votre équipe à vos côtés.

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Accordez à vos équipes et à vous-même le temps nécessaire pour amender et corriger ces plans. Et si certains changements sont entièrement imprévisibles, les projets de loi sont, eux, toujours communiqués à l'avance. Préférez l'anticipation et la veille constante pour être assuré d'une conformité dès la mise en application.

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